privacy statement

#alleaandachtvoor jouw privacy

Shoeby doet er alles aan om je meer dan 100% tevreden te stellen. Dat doen we door extreem veel aandacht voor jou en verbluffend veel service. Om dat mogelijk te maken, gebruiken wij jouw persoonsgegevens. Met deze verklaring informeren we je over de belangrijke onderwerpen die betrekking hebben op jouw privacy in onze dienstverlening. Als je hier meer vragen over hebt, dan kun je altijd terecht bij onze klantenservice. In deze privacyverklaring gebruiken we een aantal belangrijke woorden. Om de verklaring beter te kunnen begrijpen leggen we deze kort uit:

• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. Bijvoorbeeld jouw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van jouw gegevens uit onze administratie.

Deze privacy verklaring gebruiken we voor onze websites Shoeby.nl, shoebyblog.nl, werkenbijshoeby.nl en eksept.com, onze mobiele app en onze social media-kanalen. Hieronder hebben we de voor jou belangrijke vragen met antwoorden op een rijtje gezet.

Van wie verwerkt Shoeby persoonsgegevens?

Shoeby verwerkt persoonsgegevens van klanten, websitebezoekers, sollicitanten, medewerkers, leveranciers en externe relaties. Kijk voor de privacy verklaring voor sollicitaties op de website www.werkenbijshoeby.nl.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Voor de verwerking van je gegevens is verantwoordelijk VDR Holding B.V. en haar dochtermaatschappijen Shoeby-Shop B.V. en VDR Fashion Group B.V. (hierna ‘Shoeby’ , ‘ons’ of ‘wij’ te noemen):

• Burgemeester Burgerslaan 40a
• 5245 NH Rosmalen
• Telefoonnummer +31 (0) 73 511 80 19
• E-mailadres info@shoeby.nl
• Ons B.T.W.-nummer is NL803925207B01
• Kamer van Koophandel nummers 51450046, 16078843 en 61051829

Waarom verwerkt Shoeby persoonsgegevens?

Shoeby verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

• Om onze contractuele afspraken met jou na te komen;
• Om jou persoonlijke en betrouwbare dienstverlening te bieden;
• Om te voldoen aan wet- en regelgeving;
• Omdat je ons toestemming hebt gegeven om je van dienst te zijn.
• Om onze contractuele afspraken met jou na te komen

Wij hebben gegevens van jou nodig vanwege contractuele afspraken die we met je maken als je bij ons winkelt. Dat is het geval bij:

• Bestellen van producten;
• Bezorgen of afhalen van producten;
• Retourneren van producten;
• Contact met onze klantenservice.
• Om jou persoonlijke en betrouwbare dienstverlening te bieden

Wij vinden het belangrijk dat we jou persoonlijke service verlenen. Dat is in jouw en ons belang. Daarvoor gebruiken we jouw gegevens voor bijvoorbeeld:

• Klanttevredenheidsonderzoeken;
• Gebruik van het Shoeby Style programma;
• Het verbeteren van het gebruiksgemak van de website;
• Contact met onze klantenservice;
• Persoonlijk advies en speciale aanbiedingen, voordelen en acties;
• (Online) marketing waaronder Google. Zie hier privacy statement van Google.
• Social media;
• Fraudepreventie, voorkomen of afhandelen winkeldiefstal;
• Camerabeveiliging voor bescherming van jouw en onze eigendommen.
• Om te voldoen aan wet- en regelgeving

We zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens aan andere organisaties door te geven of te bewaren. Dit geldt voor:

• Administratiegegevens (factuur-, betaal- en bestelgegevens) voor de Belastingdienst;
• Een vermoeden van fraude;
• Een gerechtelijk bevel of vonnis;
• Omdat je ons toestemming hebt gegeven om je van dienst te zijn

Soms heb je ons toestemming gegeven (en kun je deze ook weer intrekken) om je gegevens te gebruiken. Dit geldt voor:

• Abonneren op de nieuwsbrief voor de nieuwste modetrends;
• Lid worden van het Shoeby Style programma;
• Gebruik van de Shoeby app;
• Uitnodigingen van events & shopping nights;
• Communicatie via SMS

Het gebruik van je locatie (bij gebruik van de Shoeby app) om jou tips te geven over dichtbij zijnde winkels van ons en relevante aanbiedingen;

• Abonneren op push berichten op je telefoon;
• Telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden.

Welke persoonsgegevens verwerkt Shoeby van mij?

Shoeby biedt een aantal diensten (zie hieronder) waarvoor hoofdzakelijk basale persoonsgegevens worden verwerkt, zoals naam, adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats), geslacht, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de betreffende dienst op een goede manier te kunnen aanbieden.

Afhankelijk van het soort dienst, vragen we je om persoonlijke voorkeuren aan te geven die ons helpen de dienst persoonlijker te maken. Deze voorkeuren zijn meestal optioneel, maar soms ook noodzakelijk omdat ze juist de reden zijn geweest waarom je van die dienst gebruik maakt.

• Algemene nieuwsbrief
• Shoeby app
• Shoeby Account
• Winacties

Algemene nieuwsbrief

Als je je alleen voor onze algemene nieuwsbrief inschrijft, dan verwerken we de volgende gegevens:

• Noodzakelijk : Voornaam, Achternaam en e-mail adres
• Optioneel : Aanhef, geboortedatum

Na eerste aanmelding krijg je een bevestiging e-mail ter verificatie dat jij ook echt degene bent die zich heeft aangemeld.

De noodzakelijke gegevens gebruiken we om jou op een persoonlijke manier aan te spreken. De optionele gegevens gebruiken we om de nieuwsbrief voor jou op maat te maken met passende aanbiedingen.

Je kunt je altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link die onderaan de nieuwsbrief is bijgevoegd.

Shoeby app

De Shoeby app is beschikbaar via de Apple App store en Google play. Door de app te downloaden en jezelf te registreren, ben je direct lid van het Shoeby Style programma en spaar je punten.

In de app verwerken we de volgende gegevens:

• Login gegevens: e-mailadres, wachtwoord, klantnummer, facebook of google+ connect (optioneel)
• Persoonsgegevens: aanhef, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum.
• Adresgegevens: land, postcode, huisnummer, toevoeging, telefoon, e-mailadres nieuwsbrief (optioneel)
• Partner & kids info: partner (ja/nee; optioneel), aantal kinderen (optioneel)
• Style-ID: geslacht, kleur ogen, huidskleur, haarkleur, lichaamsdelen waar je trots op bent, lichaamsdelen die je minder wil accentueren, lengte, kleding style, favoriete kleuren voor kleding (optioneel).
• Actuele puntensaldo
• Verdiende badges
• Aanbevolen producten op basis van jouw voorkeuren
• Jouw aankoopgeschiedenis en status van je bestellingen
• Wishlist
• GPS-gegevens: locatiegegevens (optioneel) voor tips over dichtbij zijnde winkel van ons en het sturen van relevante aanbiedingen
• Push-berichten (optioneel)

De gegevens gebruiken we:

• Om je een veilige online winkelomgeving aan te bieden die afgeschermd is voor anderen (door jouw login gegevens);
• Om je gemakkelijk producten via de app te laten bestellen en onze contractuele verplichtingen na te komen;
• Om je nog beter te adviseren en je persoonlijke aanbevelingen op maat te doen;
• Om je te informeren over verdiende waardecheques;
• Om je een cadeautje te sturen op je verjaardag;
• Om tips te geven over een dichtbij zijnde winkel van ons en het sturen van relevante aanbiedingen;
• Om je wishlist te bewaren;
• Om je puntensaldo te checken;
• Om je op een goede manier van dienst te kunnen zijn als je met onze klantenservice contact hebt.

Wil je geen gebruik meer maken van de app, dan kun je deze verwijderen. Wil je dat we je gegevens verwijderen, dan kun je contact opnemen met de klantenservice. Zie ook “Welke rechten kan ik uitoefenen op mijn persoonsgegevens bij Shoeby?”.

De toestemming voor GPS-gebruik of pushberichten kun je altijd intrekken in de app door de desbetreffende optie uit te schakelen. Mogelijk kan dit ook in de instellingen van je mobiele apparaat.

Shoeby Account

Als je een Shoeby Account aanmaakt op shoeby.nl, via de shoeby app of je inschrijft voor het Shoeby Style programma via de winkel, dan verwerken we de volgende gegevens:

• Login gegevens: e-mailadres, wachtwoord, klantnummer, facebook of google connect (optioneel)
• Persoonsgegevens: aanhef, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum
• Adresgegevens: land, postcode, huisnummer, toevoeging, telefoon, e-mailadres nieuwsbrief (optioneel)
• Partner & kids info: partner (ja/nee; optioneel), aantal kinderen (optioneel)
• Style-ID: geslacht, kleur ogen, huidskleur, haarkleur, lichaamsdelen waar je trots op bent, lichaamsdelen die je minder wil accentueren, lengte, kleding style, favoriete kleuren voor kleding (optioneel)
• Actuele puntensaldo
• Verdiende badges
• Aanbevolen producten op basis van jouw voorkeuren
• Jouw aankoopgeschiedenis en status van je bestellingen
• Wishlist

De gegevens gebruiken we:

• Om je een veilige online winkelomgeving aan te bieden die afgeschermd is voor anderen (door jouw login gegevens);
• Om je gemakkelijk producten via de app te laten bestellen en onze contractuele verplichtingen na te komen ;
• Om je nog beter te adviseren en je persoonlijke aanbevelingen op maat te doen;
• Om je te informeren over verdiende waardecheques;
• Om je een cadeautje te sturen op je verjaardag;
• Om tips te geven over een dichtbij zijnde winkel van ons en het sturen van relevante aanbiedingen;
• Om je wishlist te bewaren;
• Om je puntensaldo te checken;
• Om je op een goede manier van dienst te kunnen zijn als je met onze klantenservice contact hebt.
• Na eerste aanmelding krijg je een bevestiging e-mail ter verificatie dat jij ook echt degene bent die zich heeft aangemeld.

Wil je dat we je gegevens verwijderen, dan kun je contact opnemen met de klantenservice. Zie ook “Welke rechten kan ik uitoefenen op mijn persoonsgegevens bij Shoeby?”.

Winacties

Als je meedoet aan een winactie, verwerken we de volgende gegevens:

• Voornaam
• Achternaam
• Emailadres
• Indien noodzakelijk adresgegevens en geboortedatum

De gegevens gebruiken we:

• Om de prijs aan de winnaar te overhandigen;
• Om de winnaar bekend te maken.

Retouren

We monitoren je retourgedrag bij elke bestelling die je plaatst. Terwijl retouren natuurlijk mogelijk zijn, streven we naar redelijkheid. Bij buitensporige retouren behouden we ons het recht voor om je toekomstige bestel- en betaalopties aan te passen. Dit doen we om duurzaam te ondernemen en onze bedrijfsvoering te optimaliseren, met respect voor het milieu.

Ons geautomatiseerd systeem analyseert je retourgeschiedenis en biedt dienovereenkomstig bestel- en betaalopties aan. Dit heeft zowel commerciële als milieuredenen. We informeren je hierover via ons privacy statement. Indien je niet tevreden bent met de aangeboden opties, staat onze klantenservice paraat om te helpen. We kijken naar je e-mailadres, klantnummer, bestelgegevens en retourpercentage om de meest geschikte bestel- en betaalopties voor jou te bepalen.

Verwerkt Shoeby ook bijzondere persoonsgegevens?

Voor het bewaken van jou en onze eigendommen en veiligheid gebruiken we videocamera's in de winkel. Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven verwerken we in onze app en op onze webshop ook lichaamskenmerken zoals geslacht, kleur ogen, huidskleur, haarkleur, lichaamsdelen waar je trots op bent, lichaamsdelen die je minder wil accentueren en je lengte.

Hoe gaat Shoeby met mijn persoonsgegevens om?

Shoeby respecteert en beschermt je persoonsgegevens. We hanteren hierbij de volgende principes:

• We gaan vertrouwelijk met je persoonsgegevens om;
• We gebruiken je gegevens alleen voor de levering van producten en diensten aan jou persoonlijk;
• We verwerken niet meer gegevens dan nodig;
• We bewaren je gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerking van je gegevens;
• We gebruiken niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is.

Om hier invulling aan te geven werken hebben we het volgende geregeld:

• Toegang tot persoonsgegevens alleen op basis van noodzakelijkheid;
• Inschakeling van zorgvuldig geselecteerde derden;
• Specifieke bewaartermijnen;
• Opslag van gegevens zoveel mogelijk in de EU.

Toegang alleen op basis van noodzakelijkheid

Binnen Shoeby kunnen je persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die de gegevens nodig hebben voor het werk dat ze uitvoeren. Anderen kunnen jouw persoonsgegevens niet verwerken. Daarnaast hebben onze medewerkers die persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht.

Inschakeling van zorgvuldig geselecteerde derden

We delen persoonsgegevens met derden die door ons zijn ingeschakeld om diensten aan jou te leveren. Denk aan bezorgpartners, betaalpartners en IT-dienstverleners. Deze derden kunnen alleen onze opdracht krijgen als zij aantoonbaar voldoen aan onze privacy-voorwaarden en geheimhouding garanderen. Jouw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben. Bijvoorbeeld aan de belastingdienst. Jouw persoonsgegevens worden niet verkocht.

Specifieke bewaartermijnen

Wanneer jouw gegevens niet langer bewaard mogen worden, vernietigen wij deze. Of we gebruiken jouw gegevens anoniem. Dan weten we niet meer dat de gegevens van jou zijn. Dit doen we bijvoorbeeld voor interne analyses en rapportages.

Hoe lang bepaalde persoonsgegevens worden bewaard, is afhankelijk van het soort Persoonsgegeven en de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Dit zijn de verwijdertermijnen (tenzij je eerder een verzoek indient om jouw gegevens te verwijderen):

Camerabeelden verwijderen we na 4 weken. Tenzij we een incident vastleggen. Dan bewaren we de beelden tot dit is afgehandeld.

Omdat we bij Shoeby service bieden voor jong en oud en je dus je hele leven bij ons kunt blijven shoppen verwijderen we inactieve klantgegevens en inactieve account na 50 jaar, tenzij je ons eerder vraagt jouw gegevens te verwijderen natuurlijk. Zo voorkomen we ook dat de door jou gespaarde punten onterecht verloren gaan

Factuur-, betaal- en bestelgegevens in onze administratie verwijderen we na 50 jaar. Dit is verplicht door de Belastingdienst.

Opslag van gegevens zoveel mogelijk in de EU

Jouw persoonsgegevens worden zoveel mogelijk opgeslagen binnen de Europese Unie, maar in ieder geval in een land dat een soortgelijk wettelijk beveiligingsniveau kan garanderen, zoals bijvoorbeeld het Privacy Shield dat is afgesproken met de Verenigde Staten van Amerika.

Welke regels gelden voor Shoeby bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Shoeby onder meer gebonden aan:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• De Nederlandse Uitvoeringswet AVG
• Telecommunicatiewet

Welke rechten kan ik uitoefenen op mijn persoonsgegevens bij Shoeby?

Via je eigen Shoeby Account in onze webshop of via de Shoeby app heb je de mogelijkheid om een groot deel van de over jou verwerkte persoonsgegevens in te zien, te wijzigen en te verwijderen. Dit kun je op een moment doen dat het jou het beste uitkomt.

Heb je geen Shoeby Account en/of wil je inzicht in alle persoonsgegevens die Shoeby van je verwerkt, dan kun je hiervoor een verzoek indienen via de website. Ook voor het beperken van een verwerking van gegevens door Shoeby kun je een verzoek indienen. Ga voor alle verzoeken naar Beheer van privacyrechten. Het gebruik van een bij ons bekend e-mailadres is nodig om een verzoek in te kunnen dienen. Binnen 30 dagen ontvang je bericht over de behandeling van het verzoek.

Wanneer we jouw gegevens verwerken op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een bestelling, dan kun je een kopie van je gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat ontvangen. Dit heeft alleen betrekking op de gegevens die je ons hebt gegeven.

Indien je toestemming hebt gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens, dan kun je deze toestemming op elk moment intrekken. Jouw gegevens worden vanaf het moment van intrekken van je toestemming door ons geblokkeerd.

Shoeby is verplicht jouw persoonsgegevens te verwijderen na het verlopen van de wettelijke bewaartermijn of als wij jouw gegevens niet langer nodig hebben. Daarnaast kun je een verzoek tot verwijdering indienen via Beheer van privacyrechten. We zullen je gegevens dan verwijderen, behalve als:

• Je een lopende zaak hebt bij de klantenservice
• Je een openstaande bestelling hebt die nog niet of gedeeltelijk is verzonden
• Je een nog niet afgewikkelde schuld hebt bij Shoeby, ongeacht de betalingswijze
• Je ervan wordt verdacht in de afgelopen vier jaren onze diensten te hebben misbruikt
• De wettelijke bewaartermijn nog niet is verstreken
• Als je je hebt ingeschreven voor een nieuwsbrief, is afmelding altijd mogelijk via de afmeldlink onderaan de betreffende nieuwsbrief. Dit kan op ieder moment.

Lees hier alles over jouw privacy rechten.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Mocht je vragen hebben of een klacht hebben over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kun je ons altijd bereiken zoals aangegeven op onze klantenservice pagina.

Je ontvangt binnen een maand een schriftelijke reactie. Ben je niet tevreden met het antwoord, dan kun je:

• Een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met ons. Hoe je deze klacht moet indienen is te lezen op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
• Een procedure starten bij de rechtbank.

Kan Shoeby dit document wijzigen?

Ja, deze privacy verklaring kunnen wij van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn of als de wetgeving wijzigt, dan passen wij de privacy verklaring daarop aan. De meest actuele versie van onze privacy verklaring kunt u steeds terugvinden op de website.

Deze privacy verklaring is voor het laatst gewijzigd op 22 mei 2018.

Wat geldt er voor mij als sollicitant?

Voor meer informatie over privacy / gegevensbescherming met betrekking tot de sollicitatieprocedure verwijzen we je door naar de privacy verklaring van www.werkenbijshoeby.nl.